1.
Pengertian dan arti penting komunikasi
Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan
adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling
bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau
menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar
pegawai maupun antar atasan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih
terperinci. (Widyatmini, 1996)
Berikut beberapa
pendapat yang mendefinisikan komunikasi :
1. Komunikasi adalah
suatu proses penyampaian dan penerimaan berita atau informasi dari seseorang ke
orang lain. (Miftah Thoha, 1993)
2. Katz dan Khan
menegaskan bahwa "komunikasi adalah suatu proses sosial yang mempunyai
relevansi terluas di dalam memfungsikan setiap kelompok, organisasi atau
masyarakat. (Daniel Katz dan Robert L. Kahn, 1996)
3. Menurut
Keith Davis :
"Communication is the process
of passing information and understanding from one person to another."
"Komunikasi adalah suatu proses
penyampaian informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain."
(Widyatmini, 1996)
4. Chester I Barnard
Komunikasi adalah suatu dimana
orang-orang yang bersangkutan saling berhubungan satu sama lain dalam suatu
organisasi untuk mencapai tujuan umum. (Widyatmini, 1996)
5. Koontz O'Donnell
Komunikasi adalah sebagai suatu
pemindahan informasi daru satu orang ke orang yang lain. (Widyatmini,
1996)
Dari bermacam pengertian diatas dapat disimpukan bahwa komunikasi itu merupakan suatu penyampaian atau penerimaan berita ataupun informasi dari satu orang ke orang lain baik antar individu maupun kelompok.
2.
Jenis dan Proses Komunikasi
Di
bawah ini ada beberapa jenis komunikasi dalam organisasi yang di tinjau dari
beberapa segi :
1) Dari segi sifatnya :
a. Komunikasi Lisan : komunikasi yang berlangsung lisan / berbicara.
contoh : presentasi
b. Komunukasi Tertulis : komunikasi melalui tulisan.
contoh : email
c. Komunikasi Verbal : komunikasi yang
dibicarakan/diungkapkan.
contoh :
curhat
d. Komunikasi Non Verbal : komunikasi yang tidak
dibicarakan(tersirat).
contoh :
seseorang yang nerves (gemetar)
2) Dari segi arahnya :
a. Komunikasi Ke atas : komunikasi dari bawahan ke atasan.
b. Komunikasi Ke bawah : komunikasi dari atasan ke
bawahan.
c. Komunikasi Horizontal : komunikasi ke sesama manusia/setingkat.
d. Komunikasi Satu Arah : pemberitahuan gempa melalui
BMKG (tanpa ada timbal balik).
e. Komunikasi Dua Arah : berbicara dengan adanya timbal balik/saling
berkomunikasi.
3) Menurut Lawannya :
a. Komunikasi Satu Lawan Satu : Berbicara dengan lawan bicara yang sama banyaknya.
contoh :
berbicara melalui telepon
b. Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok) : berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok
Contoh :
kelompok satpam menginterogasi suatu kelompok.
c. Kelompok Lawan Kelompok : Berbicara antara suatu
kelompok dengan kelompok lain.
Contoh:
debat partai politik
4) Menurut Keresmiannya :
a. Komunikasi Formal : Komunikasi yang berlangsung resmi.
Contoh:
rapat pemegang saham
b. Komunikasi Informal : Komunikasi yang tidak resmi.
Contoh
: berbicara dengan teman
PROSES KOMUNIKASI
Proses komunikasi dapat
dijelaskan melalui pemahaman unsur-unsur komunikasi yang meliputi pihak yang
mengawali komunikasi, pesan yang dikomunikasikan, saluran yang digunakan untuk
berkomunikasi dan gangguan saat terjadi komunikasi, situasi ketika komunikasi
dilakukan, pihak yang menerima pesan, umpan dan dampak pada pengirim pesan.
Pengirim atau sender merupakan pihak yang mengawali proses komunikasi. Sebelum
pesan dikirimkan, pengirim harus mengemas ide atau pesan tersebut sehingga
dapat diterima dan dipahami dengan baik oleh penerima, Proses pengemasan ide
ini disebut dengan encoding. (R. Wayne Pace dan Don F. Faules, 1993)
Pesan yang akan
dikirimkan harus bersifat informatif artinya mengandung peristiwa, data, fakta,
dan penjelasan. Pesan harus bisa menghibur, memberi inspirasi, memberi
informasi, meyakinkan, dan mengajak untuk berbuat sesuatu. Pesan yang telah
dikemas disampaikan melalui media baik melalui media lisan (dengan menyampaikan
sendiri, melalui telepon, mesin dikte, atau videotape), media tertulis (surat,
memo, laporan, hand out, selebaran, catatan, poster, gambar, grafik), maupun
media elektronik (faksimili, email, radio, televisi).(5)
Penggunaan media untuk
menyampaikan pesan dapat mengalami gangguan (noise) yang dapat menghambat atau
mengurangi kemampuan dalam mengirim dan menerima pesan. Gangguan komunikasi
dapat berupa faktor pribadi (prasangka, lamunan, perasaan tidak cakap) dan
pengacau indra (suara yang terlalu keras atau lemah, bau menyengat, udara
panas). Situasi juga dapat mempengaruhi jalannya komunikasi karena situasi
dapat mempengaruhi perilaku pihak yang berkomunikasi sehingga pada waktu
berkomunikasi dengan pihak lain tidak hanya harus mempertimbangkan isi dan cara
penyampaian, tetapi juga situasi ketika komunikasi akan disampaikan. (5)
Setelah pesan
disampaikan, pihak yang menerima pesan (receiver) harus dapat
menafsirkan dan menerjemahkan pesan yang diterima. Penafsiran pesan mengkin
akan sama atau berbeda dengan pengirim pesan. Jika penafsiran sama, maka
penafsiran dan penerjemahan penerima benar dan maksud pengirim tercapai.Jika
penafsiran berbeda maka penafsiran dan penerjemahan salah dan maksud tidak
tercapai. Penafsiran pesan ini sangat dipengaruhi oleh ingatan dan mutu serta
kedekatan hubungan antara pengirim dan penerima. (5)
Unsur terakhir dalam
komunikasi adalah umpan balik merupakan tanggapan penerima terhadap pesan yang
diterima dari pengirim. Umpan balik bisa berupa tanggapan verbal maupun non
verbal dan bisa bersifat positif maupun negatif. Umpan balik positif terjadi
bila penerima menunjukkan kesediaan untuk menerima dan mengerti pesan dengan
baik serta memberikan tanggapan sebagaimana diinginkan oleh pengirim. Sedangkan
umpan balik negatif dapat benar juga dapat salah. Umpan balik negatif dikatakan
benar jika isi dan cara penyampaian pesan dilakukan secara benar, penafsiran
dan penerjemahan penerima pesan juga benar. Umpan balik negatif dikatakan salah
jika isi dan cara penyampaian pesan dilakukan secara benar tetapi penafsiran
pesan salah. Dalam komunikasi secara bergantian peran penerima pesan bisa
berubah menjadi pengirim pesan dan pengirim pesan berubah menjadi penerima
pesan. (5)
3.
Komunikasi Efektif
Kemampuan komunikasi
merupakan faktor penentu kesuksesan setiap individu, Komunikasi merupakan
keterampilan yang paling penting dalam kehidupan setiap manusia dan organisasi.
Steven Covey mengibaratkan komunikasi adalah napas kehidupan makhluk. Ia
menitikberatkan pada konsep saling ketergantungan untuk menjelaskan hubungan
antarmanusia. Faktor penting dalam komunikasi tidak sekadar pada apa yang
ditulis atau dikatakan seseorang, tetapi lebih pada karakter seseorang dan
bagaimana sesorang dapat menyampaikan pesan kepada penerima pesan.(5)
Syarat utama komunikasi
yang efektif adalah karakter dan integritas pribadi yang menyampaikan pesan
tersebut. Menurut Covey, untuk membangun komunikasi yang efektif diperlukan
lima dasar penting yaitu usaha untuk benar-benar mengerti orang lain, kemampuan
untuk memenuhi komitmen, kemampuan untuk menjelaskan harapan, kemauan untuk
meminta maaf secara tulus jika melakukan kesaahan, dan kemampuan memperlihatkan
integritas.(5)
Untuk menciptakan
komunikasi yang efektif, seorang komunikator harus mampu mengidentifikasi
sasaran yang menjadi penerima pesan, menentukan tujuan Efektivitas komunikasi,
merancang pesan, memilih media, memilih sumber pesan, dan mengumpulkan umpan
balik. Dalam mengidentifikasi sasaran atau penerima pesan perlu diperhatikan beberapa
hal diantaranya adalah Menentukan, mengenali dan mempelajari siapa yang akan
dijadikan sasaran, dalam hal ini siapa target/segmen konsumennya. Siapa sasaran
yang dijadikan target adalah calon konsumen potensial, pengguna produk/jasa,
orang-orang yang membuat keputusan membeli, dan orang yang mempengaruhi
pembelian, apakah individu perorangan, kelompok, publik khusus atau publik
umum. (Xie et al.,2008).
Hal yang perlu dilakukan dalam mengembangkan suatu komunikasi yang efektif adalah mengumpulkan umpan balik yang bertujuan untuk mengevaluasi keberhasilan penyampaian informasi pada penerima informasi sehingga adanya keseimbangan antara komunikator dengan komunikan, informasi yang diberikan dapat diterima dengan jelas dan dimengerti, kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan.
Hal yang perlu dilakukan dalam mengembangkan suatu komunikasi yang efektif adalah mengumpulkan umpan balik yang bertujuan untuk mengevaluasi keberhasilan penyampaian informasi pada penerima informasi sehingga adanya keseimbangan antara komunikator dengan komunikan, informasi yang diberikan dapat diterima dengan jelas dan dimengerti, kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan.
4.
Implikasi manajerial
Komunikasi membantu
pelaksanaan perencanaan manajerial secara efektif, komunikasi yang berhasil
merupakan hasil dan bukanlah sebab daripada menejemen yang kompeten. Ada
kemungkinan bahwa seseorang merupakan seorang komunikator baik sekali, tetapi
ia seorang manejer yang buruk. maka disinilah dibutuhkan implikasi
manajerial, dimana hal ini merupakan suatu cara pengambilan keputusan yang
dilakukan oleh manajer dari hasil komunikasi untuk mencapai tujuan organisasi.
Ada 5 macam tipe
komunikasi manejerial (3) :
1. Komunikasi formal
(Formal Communication), yang mengikuti rantai perintah organisasi formal.
2. Komunikasi
informal (Informal Communication), yang digunakan manejer untuk melengkapi
komunikasi formal. Mereka melakukannya dengan jalan menyelidiki bagaimana
kelompok informal bekerja dalam organisasi yang bersangkutan.
3. Komunikasi
non-formal (Informal Communication), Komunikasi ini bersifat efektif komunikasi
ini disebabkan oleh ketidaksengajaan daripada organisasi formal yang
menyebabkan terjadinya tindakan secara tidak sengaja.
4. Komunikasi
teknis (Technical Communication), digunakan oleh orang-orang yang bekerja dalam
bidang yang sama.
5. Komunikasi
tentang prosedur-prosedur dan peraturan-peraturan (Procedural and Rules
Communication), komunikasi ini biasanya dalam bentuk buku pegangan (manual) tentang
organisasi yang bersangkutan. Ia memberikan keterangan tentang
kebijaksanaan-kebijaksanaan spesifik dan peraturan-peraturan.
DAFTAR PUSTAKA
1. Argiris C., 1994. Good communication that block learning.
HBR. July - Agustus
2. Daniel Katz dan Robert L. Kahn,
1996, The Social Psychology of Organization, New York, Wiley.
3. George R.Terry.
Ph.D. , ed: Dr. Winardi. S.E. , Asas-Asas Menejemen. Jakarta
4. Griffith, D.A.,
2002. The role of communicayion
competencies in international business relationship development. Journal of
World Business, 37 (4), 256-265.
5. Hassa Nurrohim dan
Lina Anatan. 2009. Efektivitas Komunikasi dalam Organisasi. Jurnal
Manajemen. Vol (7) : 3-4, 7-8. 17 Maret
2014 Pkl 18:15
6. Keith Davis, 1962, Human
Relation at Work, McGraw-Hill Book Company, Inc. New York, San Francisco,
Toronto, London.
7. Irma Mintuna, 2013, Peran
organisasi dalam komunikasi, http://irma-mintuna.blogspot.com/2013/03/peran-komunikasi-dalam-organisasi.html
17 maret pkl 22.45
8. R. Wayne Pace dan
Don F. Faules, 1993, Komunikasi Organisasi : Strategi Meningkatkan Kinerja
Perusahaan, ed: Deddy Mulyana, 2001, Bandung, PT Remaja Rosdakarya.
9. Thoha, Miftah, 1993,
Perilaku organisasi : konsep dasar dan aplikasinya, Jakarta:
RajaGrafindo Persada.
10. Widyatmini. 1996. Pengantar Organisasi dan Metode,
Jakarta, Gunadarma.
11. Xie, A., Rau, L.P.,
Tseng, Y., Su, H., Zhao, C., 2008. Cross
cultural influence on communication effectiveness and user interface design.
International Journal of Intercultural Relation, 32 (1), 80-91
Tidak ada komentar:
Posting Komentar