PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1. Pengertian dan arti penting komunikasi

            Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci. (Widyatmini, 1996)

Berikut beberapa pendapat yang mendefinisikan komunikasi :

1. Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan berita atau informasi dari seseorang ke orang lain. (Miftah Thoha, 1993)

2. Katz dan Khan menegaskan bahwa "komunikasi adalah suatu proses sosial yang mempunyai relevansi terluas di dalam memfungsikan setiap kelompok, organisasi atau masyarakat.  (Daniel Katz dan Robert L. Kahn, 1996)

3. Menurut Keith Davis :

"Communication is the process of passing information and understanding from one person to another."

"Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain." (Widyatmini, 1996)

4. Chester I Barnard

Komunikasi adalah suatu dimana orang-orang yang bersangkutan saling berhubungan satu sama lain dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan umum. (Widyatmini, 1996)

5. Koontz O'Donnell

Komunikasi adalah sebagai suatu pemindahan informasi daru satu orang ke orang yang lain. (Widyatmini, 1996)

Dari bermacam pengertian diatas dapat disimpukan bahwa komunikasi itu merupakan suatu penyampaian atau penerimaan berita ataupun informasi dari satu orang ke orang lain baik antar individu maupun kelompok.

2. Jenis dan Proses Komunikasi

Di bawah ini ada beberapa jenis komunikasi dalam organisasi yang di tinjau dari beberapa segi :

1)      Dari segi sifatnya :

a. Komunikasi Lisan : komunikasi yang berlangsung lisan / berbicara.

    contoh : presentasi

b. Komunukasi Tertulis : komunikasi melalui tulisan.

    contoh : email

c. Komunikasi Verbal : komunikasi yang dibicarakan/diungkapkan.

    contoh : curhat

d. Komunikasi Non Verbal : komunikasi yang tidak dibicarakan(tersirat).

    contoh : seseorang yang nerves (gemetar)

2)      Dari segi arahnya : 
a. Komunikasi Ke atas : komunikasi dari bawahan ke atasan.

b. Komunikasi Ke bawah : komunikasi dari atasan ke bawahan.

c. Komunikasi Horizontal : komunikasi ke sesama manusia/setingkat.

d. Komunikasi Satu Arah : pemberitahuan gempa melalui BMKG (tanpa ada timbal balik).

e. Komunikasi Dua Arah : berbicara dengan adanya timbal balik/saling berkomunikasi.

3)      Menurut Lawannya :

a. Komunikasi Satu Lawan Satu : Berbicara dengan lawan bicara yang sama banyaknya.

    contoh : berbicara melalui telepon

b. Komunikasi Satu Lawan Banyak (kelompok) : berbicara antara satu orang dengan suatu kelompok

    Contoh : kelompok satpam menginterogasi suatu kelompok.

c. Kelompok Lawan Kelompok : Berbicara antara suatu kelompok dengan kelompok lain.

    Contoh: debat partai politik

4)      Menurut Keresmiannya :

a. Komunikasi Formal : Komunikasi yang berlangsung resmi.

    Contoh: rapat pemegang saham

b. Komunikasi Informal : Komunikasi yang tidak resmi.

    Contoh : berbicara dengan teman

PROSES KOMUNIKASI

          Proses komunikasi dapat dijelaskan melalui pemahaman unsur-unsur komunikasi yang meliputi pihak yang mengawali komunikasi, pesan yang dikomunikasikan, saluran yang digunakan untuk berkomunikasi dan gangguan saat terjadi komunikasi, situasi ketika komunikasi dilakukan, pihak yang menerima pesan, umpan dan dampak pada pengirim pesan. Pengirim atau sender merupakan pihak yang mengawali proses komunikasi. Sebelum pesan dikirimkan, pengirim harus mengemas ide atau pesan tersebut sehingga dapat diterima dan dipahami dengan baik oleh penerima, Proses pengemasan ide ini disebut dengan encoding. (R. Wayne Pace dan Don F. Faules, 1993)

         Pesan yang akan dikirimkan harus bersifat informatif artinya mengandung peristiwa, data, fakta, dan penjelasan. Pesan harus bisa menghibur, memberi inspirasi, memberi informasi, meyakinkan, dan mengajak untuk berbuat sesuatu. Pesan yang telah dikemas disampaikan melalui media baik melalui media lisan (dengan menyampaikan sendiri, melalui telepon, mesin dikte, atau videotape), media tertulis (surat, memo, laporan, hand out, selebaran, catatan, poster, gambar, grafik), maupun media elektronik (faksimili, email, radio, televisi).⁽⁵⁾

        Penggunaan media untuk menyampaikan pesan dapat mengalami gangguan (noise) yang dapat menghambat atau mengurangi kemampuan dalam mengirim dan menerima pesan. Gangguan komunikasi dapat berupa faktor pribadi (prasangka, lamunan, perasaan tidak cakap) dan pengacau indra (suara yang terlalu keras atau lemah, bau menyengat, udara panas). Situasi juga dapat mempengaruhi jalannya komunikasi karena situasi dapat mempengaruhi perilaku pihak yang berkomunikasi sehingga pada waktu berkomunikasi dengan pihak lain tidak hanya harus mempertimbangkan isi dan cara penyampaian, tetapi juga situasi ketika komunikasi akan disampaikan. ⁽⁵⁾

         Setelah pesan disampaikan, pihak yang menerima pesan (receiver) harus dapat menafsirkan dan menerjemahkan pesan yang diterima. Penafsiran pesan mengkin akan sama atau berbeda dengan pengirim pesan. Jika penafsiran sama, maka penafsiran dan penerjemahan penerima benar dan maksud pengirim tercapai.Jika penafsiran berbeda maka penafsiran dan penerjemahan salah dan maksud tidak tercapai. Penafsiran pesan ini sangat dipengaruhi oleh ingatan dan mutu serta kedekatan hubungan antara pengirim dan penerima. ⁽⁵⁾

          Unsur terakhir dalam komunikasi adalah umpan balik merupakan tanggapan penerima terhadap pesan yang diterima dari pengirim. Umpan balik bisa berupa tanggapan verbal maupun non verbal dan bisa bersifat positif maupun negatif. Umpan balik positif terjadi bila penerima menunjukkan kesediaan untuk menerima dan mengerti pesan dengan baik serta memberikan tanggapan sebagaimana diinginkan oleh pengirim. Sedangkan umpan balik negatif dapat benar juga dapat salah. Umpan balik negatif dikatakan benar jika isi dan cara penyampaian pesan dilakukan secara benar, penafsiran dan penerjemahan penerima pesan juga benar. Umpan balik negatif dikatakan salah jika isi dan cara penyampaian pesan dilakukan secara benar tetapi penafsiran pesan salah. Dalam komunikasi secara bergantian peran penerima pesan bisa berubah menjadi pengirim pesan dan pengirim pesan berubah menjadi penerima pesan. ⁽⁵⁾

3. Komunikasi Efektif

              Kemampuan komunikasi merupakan faktor penentu kesuksesan setiap individu, Komunikasi merupakan keterampilan yang paling penting dalam kehidupan setiap manusia dan organisasi. Steven Covey mengibaratkan komunikasi adalah napas kehidupan makhluk. Ia menitikberatkan pada konsep saling ketergantungan untuk menjelaskan hubungan antarmanusia. Faktor penting dalam komunikasi tidak sekadar pada apa yang ditulis atau dikatakan seseorang, tetapi lebih pada karakter seseorang dan bagaimana sesorang dapat menyampaikan pesan kepada penerima pesan.⁽⁵⁾

       Syarat utama komunikasi yang efektif adalah karakter dan integritas pribadi yang menyampaikan pesan tersebut. Menurut Covey, untuk membangun komunikasi yang efektif diperlukan lima dasar penting yaitu usaha untuk benar-benar mengerti orang lain, kemampuan untuk memenuhi komitmen, kemampuan untuk menjelaskan harapan, kemauan untuk meminta maaf secara tulus jika melakukan kesaahan, dan kemampuan memperlihatkan integritas.⁽⁵⁾

     Untuk menciptakan komunikasi yang efektif, seorang komunikator harus mampu mengidentifikasi sasaran yang menjadi penerima pesan, menentukan tujuan Efektivitas komunikasi, merancang pesan, memilih media, memilih sumber pesan, dan mengumpulkan umpan balik. Dalam mengidentifikasi sasaran atau penerima pesan perlu diperhatikan beberapa hal diantaranya adalah Menentukan, mengenali dan mempelajari siapa yang akan dijadikan sasaran, dalam hal ini siapa target/segmen konsumennya. Siapa sasaran yang dijadikan target adalah calon konsumen potensial, pengguna produk/jasa, orang-orang yang membuat keputusan membeli, dan orang yang mempengaruhi pembelian, apakah individu perorangan, kelompok, publik khusus atau publik umum. (Xie et al.,2008).
   Hal yang perlu dilakukan dalam mengembangkan suatu komunikasi yang efektif adalah mengumpulkan umpan balik yang bertujuan untuk mengevaluasi keberhasilan penyampaian informasi pada penerima informasi sehingga adanya keseimbangan antara komunikator dengan komunikan, informasi yang diberikan dapat diterima dengan jelas dan dimengerti, kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan.

4. Implikasi manajerial

              Komunikasi membantu pelaksanaan perencanaan manajerial secara efektif, komunikasi yang berhasil merupakan hasil dan bukanlah sebab daripada menejemen yang kompeten. Ada kemungkinan bahwa seseorang merupakan seorang komunikator baik sekali, tetapi ia seorang manejer yang buruk. maka disinilah dibutuhkan implikasi manajerial, dimana hal ini merupakan suatu cara pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer dari hasil komunikasi untuk mencapai tujuan organisasi.

Ada 5 macam tipe komunikasi manejerial ⁽³⁾ :

1. Komunikasi formal (Formal Communication), yang mengikuti rantai perintah organisasi formal.

2. Komunikasi informal (Informal Communication), yang digunakan manejer untuk melengkapi komunikasi formal. Mereka melakukannya dengan jalan menyelidiki bagaimana kelompok informal bekerja dalam organisasi yang bersangkutan.

3. Komunikasi non-formal (Informal Communication), Komunikasi ini bersifat efektif komunikasi ini disebabkan oleh ketidaksengajaan daripada organisasi formal yang menyebabkan terjadinya tindakan secara tidak sengaja.

4. Komunikasi teknis (Technical Communication), digunakan oleh orang-orang yang bekerja dalam bidang yang sama.

5. Komunikasi tentang prosedur-prosedur dan peraturan-peraturan (Procedural and Rules Communication), komunikasi ini biasanya dalam bentuk buku pegangan (manual) tentang organisasi yang bersangkutan. Ia memberikan keterangan tentang kebijaksanaan-kebijaksanaan spesifik dan peraturan-peraturan.

 

DAFTAR PUSTAKA

1. Argiris C., 1994. Good communication that block learning. HBR. July - Agustus

2. Daniel Katz dan Robert L. Kahn, 1996, The Social Psychology of Organization, New York, Wiley.

3. George R.Terry. Ph.D. , ed: Dr. Winardi. S.E. , Asas-Asas Menejemen. Jakarta

4. Griffith, D.A., 2002. The role of communicayion competencies in international business relationship development. Journal of World Business, 37 (4), 256-265.

5. Hassa Nurrohim dan Lina Anatan. 2009. Efektivitas Komunikasi dalam Organisasi. Jurnal Manajemen. Vol (7) : 3-4, 7-8.  17 Maret 2014 Pkl 18:15

6. Keith Davis, 1962, Human Relation at Work, McGraw-Hill Book Company, Inc. New York, San Francisco, Toronto, London.

7. Irma Mintuna, 2013, Peran organisasi dalam komunikasi, http://irma-mintuna.blogspot.com/2013/03/peran-komunikasi-dalam-organisasi.html 17 maret pkl 22.45

8. R. Wayne Pace dan Don F. Faules, 1993, Komunikasi Organisasi : Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, ed: Deddy Mulyana, 2001, Bandung, PT Remaja Rosdakarya.

9. Thoha, Miftah, 1993, Perilaku organisasi : konsep dasar dan aplikasinya, Jakarta: RajaGrafindo Persada.

10. Widyatmini. 1996. Pengantar Organisasi dan Metode, Jakarta, Gunadarma.

11. Xie, A., Rau, L.P., Tseng, Y., Su, H., Zhao, C., 2008. Cross cultural influence on communication effectiveness and user interface design. International Journal of Intercultural Relation, 32 (1), 80-91